Besviken på SharePoint eller Citrix Files?
Eller har inte provat dem på grund av säkerhetsproblem?
Söker du en bättre lösning än VPN eller RDP för att komma åt företagets filservrar?
Upptäck varför mobilisering av filservrar är en banbrytande strategi för organisationer som inte kan migrera sina filservrar.
Företagsservrar möjliggör för anställda på uppkopplade enheter att samarbeta med filer och mappar. Mobilisering av filserver utökar kapaciteten hos filservrar till avlägsna platser och mobila arbetare, med tonvikt på bakåtkompatibilitet. Detta har blivit allt viktigare för organisationer som står inför migrationsproblem relaterade till användbarhet, livscykelhantering, applikationskompatibilitet, suveränitet och kostnad.
En företagsfilserver möjliggör för anställda som använder anslutna enheter såsom Windows-datorer, macOS eller mobila enheter att komma åt filer och mappar samt samarbeta med andra på arbetsplatsen. Vanligtvis är detta koncept begränsat till åtkomst inom ett lokalt nätverk. Dock har sedan 2006, introduktionen av AWS och Amazon S3, tillsammans med olika plattformar för fildelning och synkronisering såsom Box, Dropbox, Google Drive och OneDrive, förändrat konceptet för filservern.
Detta har lett till en våg av intresse för migrering av filservrar, även känt som filsynkronisering och delning, eftersom människor har insett hur tjänster som Dropbox och OneDrive kan synkronisera filer och göra dem tillgängliga för användare när som helst. Som ett resultat har vi sett flera vågor av migrering där filservrar har ersatts med externa fildelningstjänster för att öka anställdas mobilitet och produktivitet.
Men migrering av filservrar har inte löst alla problem organisationer stöter på när de försöker tillhandahålla fjärråtkomst för sina anställda. Och det beror på bristen på kompatibilitet med filservrar.
För att förstå mobilisering av filservrar måste vi först undersöka filservermigration och överväga de problem den har löst och skapat. Även om filservermigration har gjort det mer bekvämt att komma åt filer och mappar från avlägsna platser, är det inte nödvändigtvis den bästa lösningen för alla.
Företag som Dropbox erbjuder lösningar för filservermigration. Detta kräver att man laddar upp filer och mappar till en tredjepartsplats innan lösningen kan erbjuda sina tjänster. Den huvudsakliga metoden för att göra filer och mappar tillgängliga på mobila enheter genom filservermigration är filsynkronisering.
Men företag står ofta inför problemet att flytta sina data till en annan plats och att ändra anställdas beteende från direkt filåtkomst till filsynkronisering.
Innan vi går in på mobilisering av filservrar är det viktigt att nämna de vanliga metoderna för fjärråtkomst till filservrar, såsom Virtuellt Privat Nätverk (VPN) eller Fjärrskrivbord (RDP). Historien om VPN går tillbaka till 1996. Det är en klient-server-teknik som kräver att företaget sätter upp en VPN-server och att slutanvändarna installerar en VPN-klientagent på sina internetanslutna enheter. Med denna uppsättning kan användarna fjärråtkomst filservern, vilket gör det möjligt för dem att komma åt och lagra filer på filservern medan de är på väg.
Men VPN-tekniken blir alltmer problematisk för företagsanvändare. Detta beror främst på att VPN utökar ett privat nätverk till anslutna enheter, vilket kräver att slutanvändarna förstår nätverkstopologi och teknik. Dessutom måste företagets supportteam ständigt hantera VPN-relaterade förfrågningar från externa anställda, vilket leder till ineffektivitet och förseningar.
Av detta kan vi dra slutsatsen att varken filservermigrering (filsynkronisering och delning) eller traditionella VPN-metoder kan uppfylla alla affärsanvändares behov. Filservermigrering fokuserar på anställdas mobilitet på bekostnad av filserverkompatibilitet, eftersom filer måste flyttas och omorganiseras, medan filåtkomstmetoden ersätts av filsynkronisering. VPN-åtkomst, å andra sidan, fokuserar på 100% filserverkompatibilitet, men offrar flexibiliteten och prestandafördelarna med lösningar för filsynkronisering och delning. Filservermobilisering erbjuder det bästa av båda världar med en lösning som utökar filserverns kapacitet till avlägsna platser och mobila arbetare samtidigt som bakåtkompatibilitet med befintliga system bibehålls.
Mobilisering av filserver underlättar för fjärranvändare att komma åt filer och mappar från fjärr- och mobila enheter utan behov av VPN eller RDP. Tekniskt sett är mobilisering av filserver en mjukvarukomponent som inkluderar funktioner för fjärråtkomst och som interagerar direkt med befintliga filservrar för att hantera enhetsmappningar, filspärrar, behörighetskontroller, användaridentiteter och saker som externa referenser (XREF) för applikationskompatibilitet.
Filservermigration | Mobilisering av filserver |
---|---|
Flytten av filserver fokuserar vanligtvis inte på applikationskompatibilitet. Detta kan som resultat påverka användarens dagliga vanor gällande hur filer nås. | Fokuseringen på mobilisering av filservrar handlar om bakåtkompatibilitet såsom enhetsmappning, filspärrning och behörighetskontroller. |
Leverantörer tillhandahåller en synkroniseringsmapp för att komma åt filer och mappar, till exempel från en "Dropbox"-mapp. | Leverantörer tillhandahåller enhetsbokstäver som matchar de lokala nätverkens utan att kräva en VPN. |
Kunderna litar på leverantörens hantering av data livscykel för säkerhetskopiering och lagring av data. | Kunder utnyttjar befintlig livscykelhantering för filservrar utan avbrott. |
Efter migreringen av filservern är filservern avvecklad. | Efter att ha lagt till mobiliseringsförmåga till filservern förblir filservern aktiv. |
Fokuset på migrering av filservrar ligger på att flytta data till molnet för att minska lokal förvaltningsöverhuvud. | Fokusering på mobilisering av filserver handlar om att behålla datan för äganderätt, integritet, efterlevnad och kompatibilitetsändamål. |
Medan migrering av filservrar till molnet kan uppfylla vissa mobila behov, upptäcker fler företag att det inte helt fungerar för dem. Lösningar som OneDrive och SharePoint (som ingår i Microsoft 365/Office 365-prenumerationer) kan vara bekväma, men många företag stöter på problem med användarvänlighet, hantering av data livscykel, applikationskompatibilitet, dataägande, efterlevnad, kontroll och komplexitet i migrationen. Men dessa är bara symptom på inkompatibilitet, och en stor andel av data förblir på plats på grund av dem.
När företag kämpar med migration är det vanligtvis på grund av kompatibilitetsproblem som lätt hade kunnat lösas genom att välja mobilisering av filserver.
För att bibehålla produktiviteten och minimera kostnaderna behöver organisationer fortfarande mappade enheter och filserverkompatibilitet kombinerat med mobilitet.
Från att säkerhetskopiera data till att återställa en enskild fil, organisationer behöver flexibla datatjänster och bevarandepolicyer.
Äldre applikationer som AutoCAD och InDesign är inte kompatibla med externa filsynkroniserings- och delningstjänster som SharePoint, OneDrive och Dropbox.
Filer måste ibland lagras i en specifik region för att följa regleringar. Vissa branscher har sina egna policys som styr åtkomst till och spårning av data.
Ju större datamängd, desto mer komplex blir migreringsprocessen. Ju längre tid det tar, desto mer benägen för fel blir processen och desto högre blir kostnaden.
Båda hjälper organisationer att bli mer mobila och produktiva. Migrering av filservrar är vanligtvis den första metoden företag prövar eftersom OneDrive är inbyggt i Windows operativsystem och andra lösningar som Dropbox, Box och Google Drive är väl etablerade. Men om migrering av filserver inte fungerar för dig, hur identifierar du mönster så att i vissa situationer är mobilisering av filserver ett bättre alternativ? Eller ännu bättre, hur kan du förutsäga när du bör börja med mobilisering?
Du behöver mappade enheter och filserverkompatibilitet
Mappade enheter ger användarna ett bekant filsystemgränssnitt som underlättar arbetet med filer och mappar. Detta kan hjälpa till att minska inlärningskurvan och förbättra användaracceptansen, särskilt för dem som inte är vana vid att använda webbaserade gränssnitt som SharePoint.
Vissa organisationer är beroende av äldre applikationer eller arbetsflöden som är utformade för att fungera med filservrar och mappade enheter. I sådana fall kan det vara svårt att migrera dessa applikationer eller processer till andra utan betydande utvecklingsinsats.
Att komma åt filer på en mappad enhet eller filserver kan vara snabbare än att arbeta med SharePoint, särskilt för stora filer eller när nätverksanslutningar är långsamma eller opålitliga. Detta kan vara avgörande för organisationer som behöver komma åt stora filer i realtid, till exempel design- eller ingenjörsföretag.
Vissa organisationer har strikta dataskyddspolicys eller regleringskrav som kräver användning av lokala filservrar istället för molnbaserade lösningar som SharePoint. Mappade enheter kan hjälpa organisationer att behålla kontrollen över sina data samtidigt som de ger enkel åtkomst till slutanvändare.
Organisationer som redan har gjort stora investeringar i lokal infrastruktur kan föredra att utnyttja sina befintliga filservrar och lagringslösningar istället för att anta en ny plattform som SharePoint.
Mappade enheter och filservrar kan tillhandahålla detaljerad åtkomstkontroll och behörigheter som kan vara mer lämpliga för vissa organisationer än SharePoint's behörighetsmodell.
Situationen är densamma oavsett om din egen IT-avdelning eller din MSP tillhandahåller mobiliseringsstöd för dina filservrar. Med lokalt IT-stöd kan säkerhetskopiering, anpassad bevarandepolicy och ad hoc-återställning av filer från arkivet alla hanteras av en lokal betrodd rådgivare när de får tillgång till datan.
Om företag tillhör någon av följande branscher, behöver de vanligtvis mer applikationskompatibilitet med 3D-rendering och grafisk design-program:
• Arkitektur
• Ingenjörskonst
• Byggnation
• Fastighetsbranschen
• Design
• Tillverkning
Du behöver efterlevnad, kontroll och integritet
Medan SharePoint är förenligt med många branschstandarder och regleringar, kan organisationer ha specifika efterlevnadskrav som går utöver SharePoint:s inbyggda funktioner.
SharePoints behörighetsmodell och åtkomstkontroller kanske inte uppfyller alla organisationers behov och skiljer sig definitivt från traditionella Active Directory- och NTFS-behörigheter på filservrar.
SharePoint lagrar data i Microsofts datacenter, vilket kan leda till integritetsproblem för vissa organisationer, särskilt de med strikta krav på datalagring.
Organisationer som behöver en hybrid lagringslösning som kombinerar molnlagring med lokal lagring eller objektlagring men kräver ett enhetligt filsystemgränssnitt.
Komplexiteten och kostnaderna för migration är för höga
Att överföra data från äldre system till extern tjänst kan vara komplext och tidskrävande. Beroende på datamängden och komplexiteten kan organisationer behöva investera i migreringsverktyg, konsulttjänster eller ytterligare personal för att underlätta processen.
Många organisationer kräver anpassningar för att möta sina unika affärsbehov, vilket kan göra migreringsprocessen mer komplex och kostsam. Dessutom kan integrationen av SharePoint med andra affärssystem eller applikationer kräva egen utveckling eller verktyg från tredje part.
Byte till SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox och Google Drive kan kräva utbildning och support för slutanvändare och IT-personal, även efter en framgångsrik omstrukturering för datamigrering, vilket kan vara kostsamt och tidskrävande.