Desapontado com o SharePoint ou Citrix Files?
Ou não os experimentou devido a preocupações com segurança?
Procurando uma solução melhor do que VPN ou RDP para acessar os servidores de arquivos da sua empresa?
Descubra por que a mobilização de servidores de arquivos é a estratégia revolucionária para organizações que não podem migrar seus servidores de arquivos.
Os servidores de arquivos empresariais permitem que os funcionários em dispositivos conectados colaborem em arquivos e pastas. A mobilização de servidor de arquivos estende as capacidades dos servidores de arquivos para locais remotos e trabalhadores móveis, com ênfase na compatibilidade com versões anteriores. Isso se tornou cada vez mais importante para organizações que enfrentam questões de migração relacionadas à usabilidade, gestão de ciclo de vida, compatibilidade de aplicativos, soberania e custo.
Um servidor de arquivos empresarial permite que funcionários usando dispositivos conectados, como PCs Windows, macOS ou dispositivos móveis, acessem arquivos e pastas e colaborem com outros no local de trabalho. Tipicamente, esse conceito é restrito ao acesso dentro de uma rede local. No entanto, desde 2006, a introdução da AWS e do Amazon S3, juntamente com várias plataformas de compartilhamento e sincronização de arquivos como Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive, mudou o conceito do servidor de arquivos.
Isso levou a uma onda de interesse na migração de servidores de arquivos, também conhecida como sincronização e compartilhamento de arquivos, à medida que as pessoas perceberam como serviços como Dropbox e OneDrive podem sincronizar arquivos e torná-los disponíveis para os usuários a qualquer momento. Como resultado, vimos inúmeras ondas de migração onde servidores de arquivos foram substituídos por serviços externos de compartilhamento de arquivos para aumentar a mobilidade e produtividade dos funcionários.
No entanto, a migração de servidores de arquivos não resolveu todos os problemas que as organizações encontram ao tentar fornecer acesso remoto aos seus funcionários. E isso se deve à falta de compatibilidade do servidor de arquivos.
Para entender a mobilização de servidores de arquivos, devemos primeiro examinar a migração de servidores de arquivos e considerar os problemas que ela resolveu e criou. Embora a migração de servidores de arquivos tenha tornado mais conveniente o acesso a arquivos e pastas de locais remotos, ela não é necessariamente a melhor solução para todos.
Empresas como a Dropbox oferecem soluções de migração de servidores de arquivos. Isso requer o upload de arquivos e pastas para um site de terceiros antes que a solução possa oferecer seus serviços. O principal método de disponibilizar arquivos e pastas em dispositivos móveis através da migração de servidores de arquivos é a sincronização de arquivos.
No entanto, as empresas muitas vezes enfrentam o problema de mover seus dados para outro local e mudar o comportamento dos funcionários de acesso direto a arquivos para sincronização de arquivos.
Antes de abordarmos a mobilização de servidores de arquivos, é importante mencionar os métodos comuns de acesso remoto a servidores de arquivos, como a Rede Privada Virtual (VPN) ou o Acesso Remoto a Desktop (RDP). A história da VPN remonta a 1996. É uma tecnologia cliente-servidor que exige que a empresa configure um servidor VPN e que os usuários finais instalem um agente cliente VPN em seus dispositivos conectados à Internet. Com essa configuração, os usuários podem acessar o servidor de arquivos remotamente, permitindo-lhes acessar e armazenar arquivos no servidor de arquivos enquanto estão em trânsito.
Contudo, a tecnologia VPN está se tornando cada vez mais problemática para os usuários empresariais. Isso se deve principalmente ao fato de que a VPN estende uma rede privada aos dispositivos conectados, o que exige que os usuários finais entendam a topologia e a tecnologia de rede. Além disso, as equipes de suporte empresarial devem lidar constantemente com solicitações relacionadas à VPN de funcionários externos, levando a ineficiências e atrasos.
Desta análise, podemos concluir que nem a migração de servidores de arquivos (sincronização e compartilhamento de arquivos) nem os métodos tradicionais de VPN conseguem atender a todas as necessidades dos usuários empresariais. A migração de servidores de arquivos foca na mobilidade dos funcionários em detrimento da compatibilidade com o servidor de arquivos, já que os arquivos precisam ser movidos e reorganizados, enquanto o método de acesso aos arquivos é substituído pela sincronização de arquivos. O acesso via VPN, por outro lado, foca em 100% de compatibilidade com o servidor de arquivos, mas sacrifica a flexibilidade e os benefícios de desempenho das soluções de sincronização e compartilhamento de arquivos. A mobilização de servidores de arquivos oferece o melhor dos dois mundos com uma solução que estende as capacidades do servidor de arquivos para locais remotos e trabalhadores móveis, mantendo a compatibilidade retroativa com os sistemas existentes.
A mobilização de servidores de arquivos facilita para os usuários remotos o acesso a arquivos e pastas de dispositivos remotos e móveis sem a necessidade de uma VPN ou RDP. Tecnicamente, a mobilização de servidores de arquivos é um componente de software que inclui recursos de acesso remoto e interage diretamente com os servidores de arquivos existentes para gerenciar mapeamentos de unidades, bloqueio de arquivos, controles de permissão, identidades de usuários e coisas como referências externas (XREF) para compatibilidade de aplicativos.
Migração de Servidor de Arquivos | Mobilização de Servidor de Arquivos |
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A migração de servidores de arquivos geralmente não se concentra na compatibilidade de aplicativos. Como resultado, pode afetar o hábito diário do usuário em relação ao acesso aos arquivos. | A mobilização do servidor de arquivos concentra-se na compatibilidade retroativa, como mapeamento de unidades, bloqueio de arquivos e controle de permissões. |
Os provedores oferecem uma pasta de sincronização para acessar arquivos e pastas, por exemplo, de uma pasta 'Dropbox'. | Os provedores fornecem letras de unidades que correspondem às da rede local sem necessidade de uma VPN. |
Os clientes confiam na Gestão do Ciclo de Vida dos Dados do fornecedor para backup e retenção de dados. | Os clientes aproveitam o gerenciamento de ciclo de vida do servidor de arquivos existente sem interrupções. |
Após a migração do servidor de arquivos, o servidor é desativado. | Após adicionar capacidades de mobilização ao servidor de arquivos, o servidor de arquivos permanece ativo. |
A migração de servidores de arquivos concentra-se em mover dados para a nuvem para reduzir a sobrecarga de gerenciamento local. | A Mobilização de Servidores de Arquivos concentra-se em manter os dados por razões de propriedade, privacidade, conformidade e compatibilidade. |
Embora a migração de servidores de arquivos para a nuvem possa atender a algumas necessidades de mobilidade, mais empresas estão descobrindo que isso não funciona completamente para elas. Enquanto soluções como OneDrive e SharePoint (incluídos nas assinaturas do Microsoft 365/Office 365) podem ser convenientes, muitas empresas encontram problemas com facilidade de uso, gestão do ciclo de vida dos dados, compatibilidade de aplicativos, propriedade dos dados, conformidade, controle e complexidade da migração. Mas esses são apenas sintomas de incompatibilidade, e uma grande porcentagem de dados permanece local devido a eles.
Quando as empresas lutam com a migração, geralmente é por causa de problemas de compatibilidade que poderiam ter sido facilmente resolvidos ao optar pela mobilização de servidores de arquivos.
Para manter a produtividade e minimizar custos, as organizações ainda precisam de unidades mapeadas e compatibilidade com servidores de arquivos combinadas com mobilidade.
Desde o backup de dados até a restauração de um único arquivo, as organizações precisam de serviços de dados flexíveis e políticas de retenção.
Aplicações legadas como AutoCAD e InDesign não são compatíveis com serviços externos de sincronização e compartilhamento de arquivos, como SharePoint, OneDrive e Dropbox.
Por vezes, é necessário armazenar arquivos em uma região específica para cumprir com regulamentações. Certas indústrias possuem suas próprias políticas que regem o acesso e o rastreamento de dados.
Quanto maior o conjunto de dados, mais complexo se torna o processo de migração. Quanto mais tempo leva, mais propenso a erros se torna o processo e maior o custo.
Ambos ajudam as organizações a se tornarem mais móveis e produtivas. A migração de servidores de arquivos geralmente é o primeiro método que as empresas tentam, porque o OneDrive já vem integrado ao sistema operacional Windows e outras soluções como Dropbox, Box e Google Drive são bem estabelecidas. Mas se a migração de servidores de arquivos não funcionar para você, como identificar padrões para que, em certas situações, a mobilização de servidores de arquivos seja a opção mais adequada? Ou melhor ainda, como você pode prever quando deve começar com a mobilização?
Você Precisa de Unidades Mapeadas e Compatibilidade com Servidor de Arquivos
Unidades mapeadas fornecem aos usuários uma interface de sistema de arquivos familiar, o que facilita o trabalho com arquivos e pastas. Isso pode ajudar a minimizar a curva de aprendizado e melhorar a adoção do usuário, especialmente para aqueles que não estão acostumados a usar interfaces baseadas na web como o SharePoint.
Algumas organizações dependem de aplicações legadas ou fluxos de trabalho projetados para funcionar com servidores de arquivos e unidades mapeadas. Nestes casos, pode ser um desafio migrar essas aplicações ou processos para outros sem um esforço de desenvolvimento significativo.
Acessar arquivos em um drive mapeado ou servidor de arquivos pode ser mais rápido do que trabalhar com o SharePoint, especialmente para arquivos grandes ou quando as conexões de rede são lentas ou instáveis. Isso pode ser crítico para organizações que precisam acessar grandes arquivos em tempo real, como empresas de design ou engenharia.
Algumas organizações possuem políticas rigorosas de proteção de dados ou requisitos regulatórios que exigem o uso de servidores de arquivos locais em vez de soluções baseadas na nuvem, como o SharePoint. Unidades mapeadas podem ajudar as organizações a manterem o controle sobre seus dados enquanto fornecem acesso fácil aos usuários finais.
Organizações que já realizaram investimentos significativos em infraestrutura local podem preferir aproveitar seus servidores de arquivos e soluções de armazenamento existentes em vez de adotar uma nova plataforma como o SharePoint.
Unidades mapeadas e servidores de arquivos podem fornecer controle de acesso granular e permissões que podem ser mais apropriadas para certas organizações do que o modelo de permissões do SharePoint.
A situação é a mesma, quer seja o seu próprio departamento de TI ou o seu MSP a fornecer suporte de mobilização para os seus servidores de arquivos. Com suporte de TI local, backup, política de retenção personalizada e recuperação ad hoc de arquivos do arquivo podem todos ser tratados por um conselheiro de confiança local quando eles colocam as mãos nos dados.
Se as empresas pertencem a qualquer uma das seguintes indústrias, elas geralmente precisam de mais compatibilidade de aplicativos com aplicações de renderização 3D e design gráfico:
• Arquitetura
• Engenharia
• Construção
• Imobiliário
• Design
• Manufatura
Você Precisa de Conformidade, Controle e Privacidade
Embora o SharePoint esteja em conformidade com muitos padrões e regulamentos da indústria, as organizações podem ter requisitos específicos de conformidade que vão além das capacidades integradas do SharePoint.
O modelo de permissões do SharePoint e os controles de acesso podem não atender às necessidades de todas as organizações e certamente diferem das permissões tradicionais do Active Directory e NTFS em servidores de arquivos.
O SharePoint armazena dados nos centros de dados da Microsoft, o que pode gerar preocupações com a privacidade para algumas organizações, especialmente aquelas com requisitos rigorosos de residência de dados.
Organizações que precisam de uma solução de armazenamento híbrido que combina armazenamento na nuvem com armazenamento local ou armazenamento de objetos, mas requerem uma interface de sistema de arquivos unificada.
A complexidade e os custos da migração são demasiado elevados
A transferência de dados de sistemas legados para serviços externos pode ser complexa e demorada. Dependendo do volume e da complexidade dos dados, as organizações podem precisar investir em ferramentas de migração, serviços de consultoria ou pessoal adicional para facilitar o processo.
Muitas organizações necessitam de personalizações para atender às suas necessidades comerciais únicas, o que pode tornar o processo de migração mais complexo e dispendioso. Além disso, a integração do SharePoint com outras aplicações ou sistemas empresariais pode exigir desenvolvimento personalizado ou ferramentas de terceiros.
Mudando para o SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox e Google Drive podem exigir treinamento e suporte para usuários finais e funcionários de TI, mesmo após uma reestruturação bem-sucedida para migração de dados, o que pode ser custoso e demorado.