Teleurgesteld in SharePoint of Citrix Files?
Of ze nog niet geprobeerd vanwege zorgen over veiligheid?
Op zoek naar een betere oplossing dan VPN of RDP voor toegang tot de bestandsservers van uw bedrijf?
Ontdek waarom de mobilisatie van bestandsservers de baanbrekende strategie is voor organisaties die hun bestandsservers niet kunnen migreren.
Enterprise-bestandsservers stellen werknemers op verbonden apparaten in staat om samen te werken aan bestanden en mappen. Mobilisatie van bestandsservers breidt de mogelijkheden van bestandsservers uit naar externe locaties en mobiele werknemers, met nadruk op achterwaartse compatibiliteit. Dit is steeds belangrijker geworden voor organisaties die te maken hebben met migratieproblemen gerelateerd aan bruikbaarheid, levenscyclusbeheer, applicatiecompatibiliteit, soevereiniteit en kosten.
Een enterprise fileserver stelt werknemers die verbonden apparaten gebruiken zoals Windows PC's, macOS of mobiele apparaten in staat om bestanden en mappen te benaderen en samen te werken met anderen op de werkplek. Doorgaans is dit concept beperkt tot toegang binnen een lokaal netwerk. Echter, sinds de introductie van AWS en Amazon S3 in 2006, samen met verschillende platforms voor bestandsdeling en -synchronisatie zoals Box, Dropbox, Google Drive en OneDrive, is het concept van de fileserver veranderd.
Dit heeft geleid tot een golf van interesse in fileservermigratie, ook bekend als bestandssynchronisatie en -deling, omdat mensen hebben gerealiseerd hoe diensten zoals Dropbox en OneDrive bestanden kunnen synchroniseren en ze op elk moment beschikbaar kunnen maken voor gebruikers. Als gevolg hiervan hebben we talrijke migratiegolven gezien waarbij fileservers zijn vervangen door externe bestandsdelingsdiensten om de mobiliteit en productiviteit van werknemers te verhogen.
Echter, fileservermigratie heeft niet alle problemen opgelost die organisaties tegenkomen bij het proberen om hun werknemers op afstand toegang te verlenen. En dat komt door het gebrek aan compatibiliteit van de fileserver.
Om bestandsservermobilisatie te begrijpen, moeten we eerst kijken naar bestandsservermigratie en overwegen welke problemen het heeft opgelost en gecreëerd. Hoewel bestandsservermigratie het gemakkelijker heeft gemaakt om op afstand toegang te krijgen tot bestanden en mappen, is het niet noodzakelijkerwijs de beste oplossing voor iedereen.
Bedrijven zoals Dropbox bieden oplossingen voor bestandsservermigratie. Dit vereist het uploaden van bestanden en mappen naar een site van derden voordat de oplossing zijn diensten kan aanbieden. De belangrijkste methode om bestanden en mappen beschikbaar te maken op mobiele apparaten via bestandsservermigratie is bestandssynchronisatie.
Echter, bedrijven staan vaak voor het probleem om hun gegevens naar een andere locatie te verplaatsen en het gedrag van werknemers te veranderen van directe bestandstoegang naar bestandssynchronisatie.
Voordat we ingaan op de mobilisatie van bestandsservers, is het belangrijk om de gangbare methoden voor externe toegang tot bestandsservers te noemen, zoals Virtual Private Network (VPN) of Remote Desktop (RDP). De geschiedenis van VPN gaat terug tot 1996. Het is een client-server technologie die vereist dat het bedrijf een VPN-server opzet en de eindgebruikers een VPN-clientagent op hun met internet verbonden apparaten installeren. Met deze opstelling kunnen gebruikers op afstand toegang krijgen tot de bestandsserver, waardoor ze bestanden op de bestandsserver kunnen openen en opslaan terwijl ze onderweg zijn.
Echter, VPN-technologie wordt steeds problematischer voor zakelijke gebruikers. Dit komt voornamelijk omdat VPN een privénetwerk uitbreidt naar verbonden apparaten, wat vereist dat eindgebruikers netwerktopologie en -technologie begrijpen. Daarnaast moeten ondersteuningsteams van bedrijven constant omgaan met VPN-gerelateerde verzoeken van externe medewerkers, wat leidt tot inefficiënties en vertragingen.
Hieruit kunnen we concluderen dat noch migratie van bestandsservers (bestandssynchronisatie en -deling) noch traditionele VPN-methoden aan alle behoeften van zakelijke gebruikers kunnen voldoen. Migratie van bestandsservers richt zich op de mobiliteit van werknemers ten koste van de compatibiliteit met de bestandsserver, aangezien bestanden verplaatst en gereorganiseerd moeten worden, terwijl de methode voor bestandstoegang wordt vervangen door bestandssynchronisatie. VPN-toegang daarentegen richt zich op 100% compatibiliteit met de bestandsserver, maar offert de flexibiliteit en prestatievoordelen op van oplossingen voor bestandssynchronisatie en -deling. Bestandsservermobilisatie biedt het beste van twee werelden met een oplossing die de mogelijkheden van bestandsservers uitbreidt naar externe locaties en mobiele werknemers, terwijl de achterwaartse compatibiliteit met bestaande systemen behouden blijft.
Bestandsservermobilisatie maakt het gemakkelijker voor externe gebruikers om toegang te krijgen tot bestanden en mappen vanaf afgelegen en mobiele apparaten zonder de noodzaak voor een VPN of RDP. Technisch gezien is bestandsservermobilisatie een softwarecomponent dat functies voor externe toegang bevat en rechtstreeks interageert met bestaande bestandsservers om schijfmapping, bestandsvergrendeling, toestemmingscontroles, gebruikersidentiteiten en zaken zoals externe referenties (XREF) voor applicatiecompatibiliteit te beheren.
Bestandsserver Migratie | Mobilisatie van Bestandsservers |
---|---|
Migratie van bestandsservers richt zich doorgaans niet op applicatiecompatibiliteit. Als gevolg hiervan kan het de dagelijkse gewoonte van gebruikers beïnvloeden met betrekking tot hoe bestanden worden benaderd. | Bestandsservermobilisatie richt zich op achterwaartse compatibiliteit zoals schijfmapping, bestandsvergrendeling en toestemmingscontroles. |
Aanbieders bieden een synchronisatiemap om toegang te krijgen tot bestanden en mappen, bijvoorbeeld vanuit een 'Dropbox'-map. | Aanbieders verstrekken schijfletters die overeenkomen met die van het lokale netwerk zonder dat een VPN nodig is. |
Klanten vertrouwen op het Data Life Cycle Management van de provider voor data-backup en -retentie. | Klanten benutten het bestaande levenscyclusbeheer van de bestandsserver zonder onderbreking. |
Na de migratie van de bestandsserver wordt de bestandsserver buiten gebruik gesteld. | Nadat mobilisatiecapaciteiten aan de bestandsserver zijn toegevoegd, blijft de bestandsserver actief. |
Bestandserversmigratie richt zich op het verplaatsen van gegevens naar de cloud om het lokale beheer te verminderen. | Bestandsservermobilisatie richt zich op het behouden van de gegevens om redenen van gegevensbezit, privacy, naleving en compatibiliteit. |
Hoewel het migreren van bestandsservers naar de cloud aan sommige mobiele behoeften kan voldoen, ontdekken meer bedrijven dat het niet volledig voor hen werkt. Oplossingen zoals OneDrive en SharePoint (inbegrepen bij Microsoft 365/Office 365-abonnementen) kunnen handig zijn, maar veel bedrijven stuiten op problemen met gebruiksgemak, gegevenslevenscyclusbeheer, applicatiecompatibiliteit, gegevenseigendom, naleving, controle en complexiteit van migratie. Maar dit zijn slechts symptomen van onverenigbaarheid, en een groot percentage van de gegevens blijft on-premises vanwege deze problemen.
Wanneer bedrijven worstelen met migratie, is het meestal vanwege compatibiliteitsproblemen die gemakkelijk opgelost hadden kunnen worden door te kiezen voor mobilisatie van de bestandsserver.
Om productiviteit te behouden en kosten te minimaliseren, hebben organisaties nog steeds toegewezen stations en bestandsservercompatibiliteit nodig in combinatie met mobiliteit.
Van het back-uppen van gegevens tot het herstellen van een enkel bestand, organisaties hebben flexibele gegevensdiensten en bewaarbeleid nodig.
Verouderde applicaties zoals AutoCAD en InDesign zijn niet compatibel met externe bestandssynchronisatie- en deelservices zoals SharePoint, OneDrive en Dropbox.
Bestanden moeten soms in een specifieke regio worden opgeslagen om te voldoen aan regelgeving. Bepaalde industrieën hebben eigen beleid dat de toegang tot en het bijhouden van gegevens reguleert.
Hoe groter de gegevensset, hoe complexer het migratieproces. Hoe langer het duurt, hoe foutgevoeliger het proces wordt en hoe hoger de kosten.
Beide helpen organisaties mobieler en productiever te worden. Migratie van bestandsservers is meestal de eerste methode die ondernemingen proberen omdat OneDrive is ingebouwd in het Windows-besturingssysteem en andere oplossingen zoals Dropbox, Box en Google Drive goed ingeburgerd zijn. Maar als migratie van bestandsservers niet werkt voor u, hoe identificeert u dan patronen zodat in bepaalde situaties, mobilisatie van bestandsservers een betere pasvorm is? Of nog beter, hoe kunt u voorspellen wanneer u moet beginnen met mobilisatie?
U heeft toegewezen stations en bestandsservercompatibiliteit nodig
Toegewezen stations bieden gebruikers een vertrouwde bestandssysteeminterface die het gemakkelijker maakt om met bestanden en mappen te werken. Dit kan helpen om de leercurve te minimaliseren en de gebruikersacceptatie te verbeteren, vooral voor degenen die niet gewend zijn aan het gebruik van webgebaseerde interfaces zoals SharePoint.
Sommige organisaties vertrouwen op verouderde applicaties of workflows die zijn ontworpen om te werken met bestandsservers en toegewezen schijven. In dergelijke gevallen kan het een uitdaging zijn om deze applicaties of processen te migreren naar andere systemen zonder aanzienlijke ontwikkelingsinspanningen.
Toegang tot bestanden op een toegewezen schijf of bestandsserver kan sneller zijn dan werken met SharePoint, vooral voor grote bestanden of wanneer netwerkverbindingen traag of onbetrouwbaar zijn. Dit kan cruciaal zijn voor organisaties die grote bestanden in realtime moeten kunnen openen, zoals ontwerp- of ingenieursbureaus.
Sommige organisaties hebben strikte gegevensbeschermingsbeleid of regelgevende vereisten die het gebruik van on-site bestandsservers in plaats van cloud-gebaseerde oplossingen zoals SharePoint voorschrijven. Toegewezen stations kunnen organisaties helpen controle over hun gegevens te behouden terwijl ze eindgebruikers gemakkelijk toegang bieden.
Organisaties die al aanzienlijke investeringen hebben gedaan in on-premises infrastructuur geven er wellicht de voorkeur aan om hun bestaande bestandsservers en opslagoplossingen te benutten in plaats van een nieuw platform zoals SharePoint te adopteren.
Toegewezen stations en bestandsservers kunnen gedetailleerde toegangscontrole en permissies bieden die voor bepaalde organisaties geschikter kunnen zijn dan het permissiemodel van SharePoint.
De situatie is hetzelfde, of uw eigen IT-afdeling of uw MSP mobilisatieondersteuning biedt voor uw bestandsservers. Met lokale IT-ondersteuning kunnen back-up, aangepast retentiebeleid en ad-hoc terugvinden van bestanden uit het archief allemaal worden afgehandeld door een lokale vertrouwde adviseur wanneer zij de gegevens in handen krijgen.
Als bedrijven actief zijn in een van de volgende industrieën, hebben ze doorgaans meer applicatiecompatibiliteit nodig met 3D-rendering en grafisch ontwerp applicaties:
• Architectuur
• Techniek
• Bouw
• Vastgoed
• Ontwerp
• Productie
U heeft naleving, controle en privacy nodig
Hoewel SharePoint voldoet aan veel industriestandaarden en regelgeving, kunnen organisaties specifieke nalevingsvereisten hebben die verder gaan dan de ingebouwde mogelijkheden van SharePoint.
Het permissiemodel en de toegangscontroles van SharePoint voldoen mogelijk niet aan de behoeften van elke organisatie en verschillen zeker van de traditionele Active Directory en NTFS-permissies op bestandsservers.
SharePoint slaat gegevens op in datacenters van Microsoft, wat voor sommige organisaties kan leiden tot privacyzorgen, met name voor die met strikte eisen aan gegevensresidentie.
Organisaties die een hybride opslagoplossing nodig hebben die cloudopslag combineert met lokale opslag of objectopslag, maar een uniform bestandssysteeminterface vereisen.
De complexiteit en kosten van migratie zijn te hoog
Gegevens overzetten van legacy systemen naar externe diensten kan complex en tijdrovend zijn. Afhankelijk van het volume en de complexiteit van de gegevens, moeten organisaties mogelijk investeren in migratietools, adviesdiensten of extra personeel om het proces te vergemakkelijken.
Veel organisaties vereisen aanpassingen om aan hun unieke bedrijfsbehoeften te voldoen, wat het migratieproces ingewikkelder en duurder kan maken. Bovendien kan de integratie van SharePoint met andere bedrijfsapplicaties of systemen maatwerk ontwikkeling of hulpmiddelen van derden vereisen.
Overschakelen naar SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox en Google Drive kunnen na een succesvolle herstructurering voor datamigratie training en ondersteuning vereisen voor eindgebruikers en IT-medewerkers, wat kostbaar en tijdrovend kan zijn.