Pettytkö SharePointista tai Citrix Filesista?
Vai etkö ole kokeillut niitä turvallisuushuolien vuoksi?
Etsitkö parempaa ratkaisua kuin VPN tai RDP yrityksesi tiedostopalvelimien käyttämiseen?
Selvitä, miksi tiedostopalvelimien mobilisointi on mullistava strategia organisaatioille, jotka eivät voi siirtää tiedostopalvelimiaan.
Yritysten tiedostopalvelimet mahdollistavat yhteistyön tiedostojen ja kansioiden parissa yhdistettyjen laitteiden käyttäjille. Tiedostopalvelimen mobilisointi laajentaa tiedostopalvelimien toimintamahdollisuuksia kaukopaikkoihin ja mobiilityöntekijöille, painottaen taaksepäin yhteensopivuutta. Tämä on muodostunut yhä tärkeämmäksi organisaatioille, jotka kohtaavat siirtymiseen liittyviä ongelmia käytettävyyden, elinkaaren hallinnan, sovellusten yhteensopivuuden, suvereniteetin ja kustannusten suhteen.
Yrityksen tiedostopalvelin mahdollistaa työntekijöiden, jotka käyttävät yhteydessä olevia laitteita, kuten Windows PC:tä, macOS:ää tai mobiililaitteita, pääsyn tiedostoihin ja kansioihin sekä yhteistyöhön muiden työpaikalla olevien kanssa. Tyypillisesti tämä käsite on rajoitettu pääsyyn paikallisverkon sisällä. Kuitenkin vuodesta 2006 lähtien, AWS:n ja Amazon S3:n esittelyn myötä, sekä erilaisten tiedostonjakamis- ja synkronointialustojen, kuten Boxin, Dropboxin, Google Driven ja OneDriven, on muuttanut tiedostopalvelimen käsitettä.
Tämä on johtanut kiinnostuksen aaltoon tiedostopalvelimien migraatiosta, joka tunnetaan myös tiedostojen synkronointi- ja jakamispalveluna, kun ihmiset ovat ymmärtäneet, kuinka palvelut kuten Dropbox ja OneDrive voivat synkronoida tiedostoja ja tehdä ne käyttäjille saataville milloin tahansa. Tämän seurauksena olemme nähneet lukuisia migraatioaaltoja, joissa tiedostopalvelimet on korvattu ulkoisilla tiedostonjakopalveluilla työntekijöiden liikkuvuuden ja tuottavuuden lisäämiseksi.
Kuitenkaan tiedostopalvelimen migraatio ei ole ratkaissut kaikkia ongelmia, joita organisaatiot kohtaavat yrittäessään tarjota etäkäyttöä työntekijöilleen. Ja se johtuu tiedostopalvelimen yhteensopivuuden puutteesta.
Ymmärtääksemme tiedostopalvelimen mobilisointia, meidän on ensin tarkasteltava tiedostopalvelimen migraatiota ja pohdittava, mitä ongelmia se on ratkaissut ja luonut. Vaikka tiedostopalvelimen migraatio on tehnyt tiedostojen ja kansioiden käytöstä etäältä kätevämpää, se ei välttämättä ole paras ratkaisu kaikille.
Yritykset kuten Dropbox tarjoavat tiedostopalvelimen migraatioratkaisuja. Tämä edellyttää tiedostojen ja kansioiden lataamista kolmannen osapuolen sivustolle ennen kuin ratkaisu voi tarjota palveluitaan. Tiedostojen ja kansioiden saataville asettamisen päämenetelmä mobiililaitteissa tiedostopalvelimen migraation kautta on tiedostojen synkronointi.
Kuitenkin yritykset kohtaavat usein ongelman, kun heidän tietonsa on siirrettävä toiseen sijaintiin ja työntekijöiden käyttäytymistä on muutettava suorasta tiedostojen käytöstä tiedostojen synkronointiin.
Ennen kuin siirrymme tiedostopalvelimien mobilisointiin, on tärkeää mainita yleiset menetelmät tiedostopalvelimille etäkäyttöön, kuten Virtuaalinen Yksityisverkko (VPN) tai Etätyöpöytä (RDP). VPN:n historia ulottuu vuoteen 1996. Se on asiakas-palvelin -teknologiaa, joka vaatii yrityksen pystyttää VPN-palvelimen ja loppukäyttäjien asentaa VPN-asiakasagentti internetiin yhdistetyille laitteilleen. Tällä järjestelyllä käyttäjät voivat käyttää tiedostopalvelinta etänä, mikä mahdollistaa tiedostojen käytön ja tallentamisen tiedostopalvelimelle tien päällä ollessa.
Kuitenkin VPN-teknologia muodostuu yhä ongelmallisemmaksi yrityskäyttäjille. Tämä johtuu pääasiassa siitä, että VPN laajentaa yksityisen verkon yhdistettyihin laitteisiin, mikä edellyttää loppukäyttäjiltä verkkotopologian ja -teknologian ymmärtämistä. Lisäksi yrityksen tukitiimien on jatkuvasti käsiteltävä VPN:ään liittyviä pyyntöjä ulkopuolisilta työntekijöiltä, mikä johtaa tehottomuuteen ja viivästyksiin.
Tästä voimme päätellä, että kumpikaan tiedostopalvelimen migraatio (tiedostojen synkronointi ja jakaminen) eikä perinteiset VPN-menetelmät täytä kaikkia liiketoimintakäyttäjien tarpeita. Tiedostopalvelimen migraatio keskittyy työntekijöiden liikkuvuuteen tiedostopalvelimen yhteensopivuuden kustannuksella, sillä tiedostot on siirrettävä ja järjesteltävä uudelleen, kun taas tiedostojen käyttötapaa korvataan tiedostojen synkronoinnilla. VPN-yhteys puolestaan keskittyy 100%:n tiedostopalvelimen yhteensopivuuteen, mutta uhraa synkronoinnin ja jakamisen ratkaisujen joustavuuden ja suorituskyvyn edut. Tiedostopalvelimen mobilisointi tarjoaa parhaan molemmista maailmoista ratkaisulla, joka laajentaa tiedostopalvelimen toimintoja etäkohteisiin ja mobiilityöntekijöille samalla säilyttäen taaksepäin yhteensopivuuden olemassa olevien järjestelmien kanssa.
Tiedostopalvelimen mobilisointi helpottaa etäkäyttäjien pääsyä tiedostoihin ja kansioihin etä- ja mobiililaitteista ilman VPN:ää tai RDP:tä. Teknisesti tiedostopalvelimen mobilisointi on ohjelmistokomponentti, joka sisältää etäkäyttöominaisuuksia ja toimii suoraan olemassa olevien tiedostopalvelimien kanssa halliten asemaohjauksia, tiedoston lukituksia, käyttöoikeuksien hallintaa, käyttäjäidentiteettejä sekä asioita kuten ulkoisia viitteitä (XREF) sovellusten yhteensopivuuden kannalta.
Tiedostopalvelimen siirto | Tiedostopalvelimen mobilisointi |
---|---|
Tiedostopalvelimen migraatio ei yleensä keskity sovellusten yhteensopivuuteen. Tämän seurauksena se voi vaikuttaa käyttäjän päivittäisiin tapoihin tiedostojen käytössä. | Tiedostopalvelimen mobilisointi keskittyy taaksepäin yhteensopivuuteen, kuten aseman kartoitukseen, tiedoston lukitsemiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan. |
Palveluntarjoajat tarjoavat synkronointikansion tiedostojen ja kansioiden käyttöön, esimerkiksi "Dropbox"-kansiosta. | Palveluntarjoajat tarjoavat asema-kirjaimia, jotka vastaavat paikallisen verkon kirjaimia ilman VPN-yhteyden tarvetta. |
Asiakkaat luottavat palveluntarjoajan tietojen elinkaaren hallintaan varmuuskopiointiin ja tietojen säilyttämiseen. | Asiakkaat hyödyntävät olemassa olevaa tiedostopalvelimen elinkaarenhallintaa ilman keskeytyksiä. |
Tiedostopalvelimen siirron jälkeen tiedostopalvelin poistetaan käytöstä. | Lisättyään liikkuvuusominaisuudet tiedostopalvelimeen, tiedostopalvelin pysyy aktiivisena. |
Tiedostopalvelimen migraatio keskittyy tietojen siirtämiseen pilveen paikallisen hallinnan kuormituksen vähentämiseksi. | Tiedostopalvelimen mobilisointi keskittyy datan säilyttämiseen omistajuuden, yksityisyyden, vaatimustenmukaisuuden ja yhteensopivuuden syistä. |
Tuottavuuden ylläpitämiseksi ja kustannusten minimoimiseksi organisaatiot tarvitsevat edelleen verkkolevyjen kartoituksia ja tiedostopalvelimien yhteensopivuutta yhdistettynä liikkuvuuteen.
Organisaatiot tarvitsevat joustavia tietopalveluita ja säilytyskäytäntöjä aina tietojen varmuuskopioinnista yksittäisen tiedoston palauttamiseen.
Perinteiset sovellukset, kuten AutoCAD ja InDesign, eivät ole yhteensopivia ulkoisten tiedostojen synkronointi- ja jakamispalveluiden, kuten SharePointin, OneDriven ja Dropboxin kanssa.
Tiedostot on joskus tallennettava tietylle alueelle säännösten noudattamiseksi. Tietyillä toimialoilla on omat käytäntönsä, jotka ohjaavat tiedon käyttöä ja seurantaa.
Mitä suurempi tietojoukko on, sitä monimutkaisempi muuttoprosessi on. Mitä kauemmin se kestää, sitä alttiimpi prosessi on virheille ja sitä korkeammat ovat kustannukset.
Molemmat auttavat organisaatioita tulemaan liikkuvammiksi ja tuottavammiksi. Tiedostopalvelimen siirto on yleensä ensimmäinen menetelmä, jota yritykset kokeilevat, koska OneDrive on sisäänrakennettu Windows-käyttöjärjestelmään ja muut ratkaisut, kuten Dropbox, Box ja Google Drive, ovat hyvin vakiintuneita. Mutta jos tiedostopalvelimen siirto ei toimi sinulle, kuinka tunnistat kaavat, jotta tietyissä tilanteissa tiedostopalvelimen mobilisointi sopii paremmin? Tai vielä parempi, kuinka voit ennustaa, milloin sinun pitäisi aloittaa mobilisoinnilla?
Tarvitset verkkolevyjä ja tiedostopalvelimen yhteensopivuutta
Liitettyjen asemien avulla käyttäjät voivat käyttää tiedostoja ja kansioita tutun tiedostojärjestelmän kautta, mikä helpottaa työskentelyä. Tämä voi vähentää opettelun tarvetta ja parantaa käyttöönottoa, erityisesti niiden keskuudessa, jotka eivät ole tottuneet käyttämään verkkopohjaisia käyttöliittymiä, kuten SharePointia.
Jotkin organisaatiot luottavat perintösovelluksiin tai työnkulkuun, jotka on suunniteltu toimimaan tiedostopalvelimien ja verkkolevyjen kanssa. Tällaisissa tapauksissa voi olla haastavaa siirtää nämä sovellukset tai prosessit toisiin ilman merkittävää kehitystyötä.
Tiedostojen käyttäminen asemaan liitetyltä asemalta tai tiedostopalvelimelta voi olla nopeampaa kuin työskentely SharePointin kanssa, erityisesti suurten tiedostojen kohdalla tai kun verkkoyhteydet ovat hitaita tai epäluotettavia. Tämä voi olla kriittistä organisaatioille, jotka tarvitsevat pääsyn suuriin tiedostoihin reaaliajassa, kuten suunnittelu- tai insinööritoimistoille.
Jotkin organisaatiot noudattavat tiukkoja tietosuojakäytäntöjä tai sääntelyvaatimuksia, jotka edellyttävät paikan päällä olevien tiedostopalvelimien käyttöä pilvipohjaisten ratkaisujen, kuten SharePointin, sijaan. Asemoitujen asemien avulla organisaatiot voivat ylläpitää hallintaa tietoihinsa samalla tarjoten helpon pääsyn loppukäyttäjille.
Organisaatiot, jotka ovat jo tehneet merkittäviä investointeja paikan päällä olevaan infrastruktuuriin, saattavat mieluummin hyödyntää olemassa olevia tiedostopalvelimiaan ja tallennusratkaisujaan kuin omaksua uuden alustan, kuten SharePointin.
Liitettyjen asemien ja tiedostopalvelimien avulla voidaan tarjota yksityiskohtainen käyttöoikeuksien hallinta ja oikeudet, jotka voivat olla tietyille organisaatioille sopivampia kuin SharePointin oikeusmalli.
Tilanne on sama, riippumatta siitä, tarjoaako oman IT-osastosi vai MSP:si liikkuvuustukea tiedostopalvelimillesi. Paikallisen IT-tuen avulla varmuuskopiointi, mukautettu säilytyskäytäntö ja tiedostojen ad hoc -palautus arkistosta voidaan kaikki hoitaa paikallisen luotettavan neuvonantajan toimesta, kun he pääsevät käsiksi tietoihin.
Jos yritykset kuuluvat johonkin seuraavista toimialoista, ne tarvitsevat tyypillisesti enemmän sovellusyhteensopivuutta 3D-renderöinnin ja graafisen suunnittelun sovellusten kanssa:
• Arkkitehtuuri
• Insinöörityö
• Rakentaminen
• Kiinteistöala
• Suunnittelu
• Valmistus
Tarvitset säännönmukaisuutta, hallintaa ja yksityisyyttä
Vaikka SharePoint noudattaa monia alan standardeja ja säädöksiä, organisaatioilla voi olla erityisiä vaatimuksia, jotka menevät SharePointin sisäänrakennettujen ominaisuuksien yli.
SharePointin käyttöoikeusmalli ja pääsynhallinta eivät välttämättä täytä kaikkien organisaatioiden vaatimuksia ja eroavat varmasti perinteisistä Active Directoryn ja NTFS:n käyttöoikeuksista tiedostopalvelimilla.
SharePoint tallentaa tietoja Microsoftin datakeskuksiin, mikä voi aiheuttaa yksityisyysongelmia joillekin organisaatioille, erityisesti niille, joilla on tiukat datan sijaintivaatimukset.
Organisaatiot, jotka tarvitsevat hybridisäilytysratkaisun, joka yhdistää pilvisäilytyksen paikallisen säilytyksen tai objektisäilytyksen kanssa, mutta vaativat yhtenäisen tiedostojärjestelmän käyttöliittymän.
Siirtymisen monimutkaisuus ja kustannukset ovat liian korkeat
Tietojen siirtäminen perintöjärjestelmistä ulkoiseen palveluun voi olla monimutkaista ja aikaa vievää. Riippuen tiedon määrästä ja monimutkaisuudesta, organisaatioiden saattaa tarvita sijoittaa migraatiotyökaluihin, konsultointipalveluihin tai lisähenkilöstöön prosessin helpottamiseksi.
Monet organisaatiot vaativat räätälöintejä vastaamaan heidän ainutlaatuisia liiketoimintatarpeitaan, mikä voi tehdä siirtymäprosessista monimutkaisemman ja kalliimman. Lisäksi SharePointin integroiminen muihin liiketoimintasovelluksiin tai -järjestelmiin saattaa vaatia räätälöityä kehitystyötä tai kolmannen osapuolen työkaluja.
Vaihtaminen SharePointiin. OneDrive, Teams, Dropbox ja Google Drive voivat vaatia koulutusta ja tukea loppukäyttäjille ja IT-henkilöstölle, jopa onnistuneen uudelleenjärjestelyn jälkeen tiedonsiirtoa varten, mikä voi olla kallista ja aikaa vievää.