¿Decepcionado con SharePoint o Citrix Files?
¿O no los ha probado debido a preocupaciones de seguridad?
¿Busca una solución mejor que VPN o RDP para acceder a los servidores de archivos de su empresa?
Descubra por qué la movilización de servidores de archivos es la estrategia revolucionaria para las organizaciones que no pueden migrar sus servidores de archivos.
Los servidores de archivos empresariales permiten a los empleados en dispositivos conectados colaborar en archivos y carpetas. La movilización de servidores de archivos extiende las capacidades de los servidores de archivos a ubicaciones remotas y trabajadores móviles, con énfasis en la compatibilidad con versiones anteriores. Esto se ha vuelto cada vez más importante para las organizaciones que enfrentan problemas de migración relacionados con la usabilidad, la gestión del ciclo de vida, la compatibilidad de aplicaciones, la soberanía y el costo.
Un servidor de archivos empresarial permite a los empleados que usan dispositivos conectados, como PCs con Windows, macOS o dispositivos móviles, acceder a archivos y carpetas y colaborar con otros en el lugar de trabajo. Típicamente, este concepto está restringido al acceso dentro de una red local. Sin embargo, desde 2006, la introducción de AWS y Amazon S3, junto con varias plataformas de compartición y sincronización de archivos como Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive, ha cambiado el concepto del servidor de archivos.
Esto ha llevado a una ola de interés en la migración de servidores de archivos, también conocida como sincronización y compartición de archivos, ya que las personas han comprendido cómo servicios como Dropbox y OneDrive pueden sincronizar archivos y hacerlos disponibles para los usuarios en cualquier momento. Como resultado, hemos visto numerosas olas de migración donde los servidores de archivos han sido reemplazados con servicios externos de compartición de archivos para aumentar la movilidad y productividad de los empleados.
Sin embargo, la migración de servidores de archivos no ha resuelto todos los problemas que las organizaciones encuentran al tratar de proporcionar acceso remoto a sus empleados. Y eso es debido a la falta de compatibilidad del servidor de archivos.
Para comprender la movilización de servidores de archivos, primero debemos examinar la migración de servidores de archivos y considerar los problemas que ha resuelto y creado. Aunque la migración de servidores de archivos ha facilitado el acceso a archivos y carpetas desde ubicaciones remotas, no necesariamente es la mejor solución para todos.
Empresas como Dropbox ofrecen soluciones de migración de servidores de archivos. Esto requiere subir archivos y carpetas a un sitio de terceros antes de que la solución pueda ofrecer sus servicios. El principal método para hacer disponibles los archivos y carpetas en dispositivos móviles a través de la migración de servidores de archivos es la sincronización de archivos.
Sin embargo, las empresas a menudo enfrentan el problema de mover sus datos a otra ubicación y cambiar el comportamiento de los empleados de acceso directo a archivos a sincronización de archivos.
Antes de adentrarnos en la movilización de servidores de archivos, es importante mencionar los métodos comunes para el acceso remoto a servidores de archivos, como la Red Privada Virtual (VPN) o el Escritorio Remoto (RDP). La historia de la VPN se remonta a 1996. Es una tecnología cliente-servidor que requiere que la empresa configure un servidor VPN y que los usuarios finales instalen un agente cliente VPN en sus dispositivos conectados a Internet. Con esta configuración, los usuarios pueden acceder al servidor de archivos de forma remota, lo que les permite acceder y almacenar archivos en el servidor de archivos mientras están de viaje.
Sin embargo, la tecnología VPN está volviéndose cada vez más problemática para los usuarios empresariales. Esto se debe principalmente a que VPN extiende una red privada a los dispositivos conectados, lo que requiere que los usuarios finales entiendan la topología y la tecnología de red. Además, los equipos de soporte empresarial deben lidiar constantemente con solicitudes relacionadas con VPN por parte de empleados externos, lo que conduce a ineficiencias y retrasos.
De esto podemos concluir que ni la migración de servidores de archivos (sincronización y compartición de archivos) ni los métodos tradicionales de VPN pueden satisfacer todas las necesidades de los usuarios empresariales. La migración de servidores de archivos se centra en la movilidad de los empleados a expensas de la compatibilidad del servidor de archivos, ya que los archivos deben ser movidos y reorganizados, mientras que el método de acceso a archivos es reemplazado por la sincronización de archivos. El acceso VPN, por otro lado, se centra en la compatibilidad del 100% con el servidor de archivos, pero sacrifica la flexibilidad y los beneficios de rendimiento de las soluciones de sincronización y compartición de archivos. La movilización de servidores de archivos ofrece lo mejor de ambos mundos con una solución que extiende las capacidades del servidor de archivos a ubicaciones remotas y trabajadores móviles mientras mantiene la compatibilidad hacia atrás con los sistemas existentes.
La movilización de servidores de archivos facilita que los usuarios remotos accedan a archivos y carpetas desde dispositivos remotos y móviles sin la necesidad de una VPN o RDP. Técnicamente, la movilización de servidores de archivos es un componente de software que incluye características de acceso remoto e interactúa directamente con los servidores de archivos existentes para gestionar las asignaciones de unidades, el bloqueo de archivos, los controles de permisos, las identidades de usuarios y cosas como las referencias externas (XREF) para la compatibilidad con aplicaciones.
Migración de Servidor de Archivos | Movilización de Servidores de Archivos |
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La migración de servidores de archivos generalmente no se centra en la compatibilidad de aplicaciones. Como resultado, puede afectar el hábito diario del usuario respecto a cómo se acceden a los archivos. | La movilización del servidor de archivos se centra en la compatibilidad hacia atrás, como el mapeo de unidades, el bloqueo de archivos y los controles de permisos. |
Los proveedores ofrecen una carpeta de sincronización para acceder a archivos y carpetas, por ejemplo, desde una carpeta de 'Dropbox'. | Los proveedores ofrecen letras de unidad que coinciden con las de la red local sin requerir una VPN. |
Los clientes confían en la Gestión del Ciclo de Vida de los Datos del proveedor para la copia de seguridad y retención de datos. | Los clientes aprovechan la gestión del ciclo de vida del servidor de archivos existente sin interrupciones. |
Después de la migración del servidor de archivos, el servidor de archivos se da de baja. | Después de agregar capacidades de movilización al servidor de archivos, el servidor de archivos permanece activo. |
La migración del servidor de archivos se centra en trasladar los datos a la nube para reducir la sobrecarga de la gestión local. | La movilización del servidor de archivos se centra en mantener los datos por razones de propiedad de los mismos, privacidad, cumplimiento y compatibilidad. |
Aunque migrar servidores de archivos a la nube puede satisfacer algunas necesidades móviles, más empresas están descubriendo que no funciona completamente para ellas. Aunque soluciones como OneDrive y SharePoint (incluidas en las suscripciones de Microsoft 365/Office 365) pueden ser convenientes, muchas empresas encuentran problemas con la facilidad de uso, la gestión del ciclo de vida de los datos, la compatibilidad de aplicaciones, la propiedad de los datos, el cumplimiento, el control y la complejidad de la migración. Pero estos son solo síntomas de incompatibilidad, y un gran porcentaje de datos permanece en las instalaciones debido a ellos.
Cuando las empresas luchan con la migración, generalmente es debido a problemas de compatibilidad que podrían haberse resuelto fácilmente eligiendo la movilización de servidores de archivos.
Para mantener la productividad y minimizar costos, las organizaciones aún necesitan unidades mapeadas y compatibilidad con servidores de archivos combinada con movilidad.
Desde hacer copias de seguridad de datos hasta restaurar un único archivo, las organizaciones necesitan servicios de datos flexibles y políticas de retención.
Aplicaciones heredadas como AutoCAD e InDesign no son compatibles con servicios externos de sincronización y compartición de archivos como SharePoint, OneDrive y Dropbox.
A veces es necesario almacenar archivos en una región específica para cumplir con las regulaciones. Ciertas industrias tienen sus propias políticas que rigen el acceso y seguimiento de datos.
Cuanto más grande es el conjunto de datos, más complejo se vuelve el proceso de migración. Cuanto más tiempo lleva, más propenso a errores se vuelve el proceso y mayor es el costo.
Ambos ayudan a las organizaciones a ser más móviles y productivas. La migración de servidores de archivos suele ser el primer método que intentan las empresas porque OneDrive está integrado en el sistema operativo Windows y otras soluciones como Dropbox, Box y Google Drive están bien establecidas. Pero si la migración de servidores de archivos no funciona para ti, ¿cómo identificas patrones para que en ciertas situaciones, la movilización de servidores de archivos sea la mejor opción? O mejor aún, ¿cómo puedes predecir cuándo deberías comenzar con la movilización?
Necesita Unidades Mapeadas y Compatibilidad con el Servidor de Archivos
Las unidades mapeadas proporcionan a los usuarios una interfaz de sistema de archivos familiar que facilita el trabajo con archivos y carpetas. Esto puede ayudar a minimizar la curva de aprendizaje y mejorar la adopción por parte de los usuarios, especialmente para aquellos que no están acostumbrados a utilizar interfaces basadas en la web como SharePoint.
Algunas organizaciones dependen de aplicaciones heredadas o flujos de trabajo diseñados para funcionar con servidores de archivos y unidades mapeadas. En tales casos, puede ser un desafío migrar estas aplicaciones o procesos a otros sin un esfuerzo de desarrollo significativo.
Acceder a archivos en una unidad mapeada o servidor de archivos puede ser más rápido que trabajar con SharePoint, especialmente para archivos grandes o cuando las conexiones de red son lentas o poco fiables. Esto puede ser crítico para organizaciones que necesitan acceder a archivos grandes en tiempo real, como empresas de diseño o ingeniería.
Algunas organizaciones tienen políticas de protección de datos estrictas o requisitos regulatorios que exigen el uso de servidores de archivos locales en lugar de soluciones basadas en la nube como SharePoint. Las unidades mapeadas pueden ayudar a las organizaciones a mantener el control sobre sus datos al mismo tiempo que proporcionan un acceso fácil a los usuarios finales.
Las organizaciones que ya han realizado inversiones significativas en infraestructura local pueden preferir aprovechar sus servidores de archivos y soluciones de almacenamiento existentes en lugar de adoptar una nueva plataforma como SharePoint.
Las unidades mapeadas y los servidores de archivos pueden proporcionar un control de acceso granular y permisos que pueden ser más adecuados para ciertas organizaciones que el modelo de permisos de SharePoint.
La situación es la misma, ya sea que su propio departamento de TI o su MSP proporcionen soporte de movilización para sus servidores de archivos. Con el soporte de TI local, la copia de seguridad, la política de retención personalizada y la recuperación ad hoc de archivos del archivo pueden ser manejados por un asesor de confianza local cuando tienen acceso a los datos.
Si las empresas pertenecen a alguna de las siguientes industrias, generalmente necesitan más compatibilidad de aplicaciones con aplicaciones de renderizado 3D y diseño gráfico:
• Arquitectura
• Ingeniería
• Construcción
• Bienes Raíces
• Diseño
• Manufactura
Necesita Cumplimiento, Control y Privacidad
Aunque SharePoint cumple con muchos estándares y regulaciones de la industria, las organizaciones pueden tener requisitos específicos de cumplimiento que van más allá de las capacidades integradas de SharePoint.
El modelo de permisos de SharePoint y los controles de acceso pueden no satisfacer las necesidades de todas las organizaciones y ciertamente difieren de los permisos tradicionales de Active Directory y NTFS en servidores de archivos.
SharePoint almacena datos en centros de datos de Microsoft, lo que puede generar preocupaciones de privacidad para algunas organizaciones, especialmente aquellas con estrictos requisitos de residencia de datos.
Organizaciones que necesitan una solución de almacenamiento híbrido que combina almacenamiento en la nube con almacenamiento local o almacenamiento de objetos pero requieren una interfaz de sistema de archivos unificada.
La complejidad y los costos de la migración son demasiado altos
La transferencia de datos desde sistemas heredados a servicios externos puede ser compleja y llevar mucho tiempo. Dependiendo del volumen y la complejidad de los datos, las organizaciones pueden necesitar invertir en herramientas de migración, servicios de consultoría o personal adicional para facilitar el proceso.
Muchas organizaciones requieren personalizaciones para satisfacer sus necesidades comerciales únicas, lo que puede hacer que el proceso de migración sea más complejo y costoso. Además, la integración de SharePoint con otras aplicaciones o sistemas empresariales puede requerir desarrollo personalizado o herramientas de terceros.
Cambiando a SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox y Google Drive pueden requerir capacitación y soporte para los usuarios finales y empleados de TI, incluso después de una reestructuración exitosa para la migración de datos, lo que puede ser costoso y llevar mucho tiempo.